Zapis windykacyjny nieruchomości — jak przekazać apartament bez postępowania spadkowego

W transakcjach, które prowadzimy w segmencie premium, coraz więcej czasu poświęcamy na rozmowy o planowaniu sukcesji. Nieruchomość o wartości 3–8 milionów złotych to nie tylko lokal mieszkalny — to składnik majątku, który powinien trafić do właściwej osoby sprawnie i bez wielomiesięcznego postępowania sądowego. Tymczasem wielu właścicieli apartamentów premium w Warszawie zna wyłącznie dwa narzędzia: zwykły testament i darowiznę. Istnieje trzeci instrument — mniej znany, ale często znacznie efektywniejszy.

Zapis windykacyjny (art. 981¹–981⁶ Kodeksu cywilnego, Dz.U. 2024 poz. 1061) pozwala testatorowi wskazać w testamencie konkretną osobę, która stanie się właścicielem oznaczonej nieruchomości automatycznie — z chwilą otwarcia spadku, bez konieczności wchodzenia w ogól praw i obowiązków spadkowych. To narzędzie sukcesji syngularnej, które w segmencie premium może istotnie uprościć przekazanie majątku. Poniżej omawiamy, jak działa, kiedy ma sens i gdzie leżą jego granice.

Czym jest zapis windykacyjny — i czym różni się od zwykłego zapisu testamentowego

Testator sporządzający testament ma do wyboru dwa rodzaje rozporządzeń na rzecz wskazanej osoby. Zapis zwykły (art. 968 KC) to zobowiązanie spadkobiercy do przeniesienia własności konkretnego składnika majątku na określoną osobę (zapisobiercę). Nie przenosi własności automatycznie — zapisobierca musi zażądać wykonania zapisu od spadkobiercy, a jeśli ten odmawia lub zwleka — wejść na drogę sądową.

Zapis windykacyjny działa inaczej. Z chwilą śmierci testatora wskazana osoba staje się właścicielem nieruchomości z mocy prawa — bez potrzeby żadnego dodatkowego aktu prawnego ani orzeczenia sądowego. Jest to tak zwana sukcesja syngularna: zapisobierca nabywa konkretny przedmiot, a nie ogół praw i obowiązków po spadkodawcy.

Konsekwencje tej różnicy są daleko idące. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 19 grudnia 2023 r. (sygn. II CSKP 1168/22), nabycie nieruchomości przez zapis windykacyjny nie powoduje automatycznego przejścia roszczeń, które testatora łączyły z nieruchomością jeszcze za jego życia — np. roszczenia odszkodowawczego za szkodę planistyczną (art. 36 ust. 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym). Innymi słowy, zapisobierca dziedziczy nieruchomość, ale nie wszystkie prawa z nią powiązane, które wchodziłyby w ogół spadku.

Dla segmentu premium ta różnica ma praktyczne znaczenie: jeśli nieruchomość jest objęta toczącym się sporem z gminą lub dewelopem, roszczenia odszkodowawcze testatora nie przechodzą automatycznie na zapisobiercę — konieczne jest osobne przeniesienie tych wierzytelności lub zawarcie umowy cesji.

Forma: wyłącznie akt notarialny

To wymóg bezwzględny. Zgodnie z art. 981¹ § 1 KC, zapis windykacyjny można zamieścić wyłącznie w testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego. Testament własnoręczny (holograficzny), testament allograficzny ani żadna inna forma nie dopuszcza zapisu windykacyjnego — dyspozycja będzie w najlepszym razie traktowana jako zapis zwykły (jeżeli z treści wynika wola testatora), w najgorszym — będzie bezskuteczna.

W praktyce notarialnej jest to więc testament, który testator dyktuje (lub uzgadnia treść) z notariuszem, który sporządza akt, odczytuje go testatorowi i opatruje podpisem. Koszt notarialny jest wyższy niż w przypadku testamentu własnoręcznego, ale zapewnia precyzję sformułowań — co przy nieruchomościach o wartości kilku milionów złotych jest inwestycją opłacalną.

Przedmioty, które można objąć zapisem windykacyjnym

Art. 981¹ § 2 KC precyzuje zamknięty katalog przedmiotów. Zapisem windykacyjnym można objąć:

1. Rzecz oznaczoną co do tożsamości — w tym nieruchomości (lokale mieszkalne, domy, kamienice, grunty oznaczone w KW numerem działki).
2. Zbywalne prawo majątkowe — np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, udziały w spółce z o.o.
3. Całe przedsiębiorstwo albo gospodarstwo rolne jako zorganizowana całość.
4. Prawo użytkowania albo służebności ustanawiane przez notariusza na konkretnej nieruchomości dla wskazanego beneficjenta.
5. Ogół praw i obowiązków wspólnika w spółce osobowej (np. komandytowej).

Nieruchomości mieszczą się więc wprost w punkcie pierwszym — jest to najczęstszy przedmiot zapisu windykacyjnego w praktyce premium.

Ważne ograniczenie: nie można zapisem windykacyjnym objąć udziału w przedmiocie wchodzącym w skład małżeńskiej wspólności majątkowej — potwierdza to uchwała SN z 18 lipca 2012 r. (sygn. III CZP 46/12). Jeśli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków, testator może objąć zapisem windykacyjnym wyłącznie swój przyszły udział w tej nieruchomości (jaki przypadnie mu po ustaniu wspólności, np. w wyniku jego śmierci). Notariusze rygorystycznie przestrzegają tej zasady przy sporządzaniu testamentów z zapisem windykacyjnym — i słusznie.

Zakaz warunków i terminów

Art. 981² KC wprowadza istotne ograniczenie: zamieszczenie w zapisie windykacyjnym warunku lub terminu (np. „zapisuję apartament pod warunkiem ukończenia studiów”, „zapisuję mieszkanie po osiągnięciu przez syna 30 lat”) czyni zapis windykacyjnym bezskutecznym. Wyjątek stanowi zapis windykacyjny zobowiązujący (tzw. ciężar) — ale to konstrukcja rzadko stosowana przy nieruchomościach.

Jeżeli bez takiego warunku zapis nie zostałby poczyniony (co sąd ustali z treści testamentu), nieważny jest cały zapis windykacyjny. To istotna pułapka dla testatorów, którzy chcą uzależnić przekazanie nieruchomości od określonego zachowania beneficjenta — tego narzędzie po prostu nie udźwignie.

Jak przebiega nabycie — od śmierci do wpisu w KW

Samo nabycie własności następuje z chwilą otwarcia spadku (śmierci testatora) — z mocy prawa, bez żadnych formalności. Jednak dla celów obrotu nieruchomościami i bezpieczeństwa transakcyjnego konieczne jest ujawnienie zapisobiercy jako nowego właściciela w księdze wieczystej.

Typowa ścieżka procedualna:

1. Sporządzenie Aktu Poświadczenia Dziedziczenia (APD) u notariusza — w oparciu o testament notarialny z zapisem windykacyjnym oraz dokumenty potwierdzające zgon testatora. APD potwierdza, kto i w jakim charakterze (spadkobierca / zapisobierca windykacyjny) nabył majątek po spadkodawcy.

2. Złożenie wniosku o wpis do ksiegi wieczystej — od 17 marca 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1793, ustawa z 21 listopada 2025 r. o zmianie Prawa o notariacie i ustawy o KW i hipotece) notariusz ma uprawnienie złożenia wniosku o wpis nowego właściciela do KW drogą elektroniczną, bezpośrednio po sporządzeniu APD. Skraca to czas procedury i eliminuje konieczność osobistej wizyty stron w sądzie wieczystoksięgowym.

3. Przyjęcie lub odrzucenie zapisu — zapisobierca ma 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule powołania (art. 981⁶ KC, stosuje się odpowiednio art. 1015 KC). Odrzucenie zapisu musi mieć formę oświadczenia przed sądem lub notariuszem.

Warto zwrócić uwagę, że mimo automatyzmu nabycia z mocy prawa, dopóki zapisobierca nie ujawni się w KW, może mieć trudności z wykonywaniem praw właścicielskich — w szczególności z rozporządzaniem nieruchomością, zaciąganiem kredytu hipotecznego czy zbyciem.

Hipoteka i długi spadkowe — to co najważniejsze w premium

W segmencie premium nieruchomości często są obciążone hipotekami — kredytem hipotecznym, hipoteką zabezpieczającą zobowiązania spółki lub zobowiązaniami wobec banku zagranicznego. Zapis windykacyjny nie wymazuje hipoteki. Zapisobierca nabywa nieruchomość wraz z obciążeniem hipotecznym — staje się dłużnikiem rzeczowym (bank może dochodzić zaspokojenia z nieruchomości, ale nie bezpośrednio z osobistego majątku zapisobiercy, jeśli nie przejął długu osobistego).

Kwestię długów spadkowych reguluje art. 981⁵ KC i art. 1034¹ KC. Do chwili działu spadku zapisobierca windykacyjny odpowiada za długi spadkowe solidarnie ze spadkobiercami — jednak odpowiedzialność ta jest ograniczona do wartości przedmiotu zapisu według stanu i cen z chwili otwarcia spadku. Po podziale majątku spadkowego każdy z nich odpowiada tylko do wartości swojego nabytku.

Notariusze przy sporządzaniu testamentów z zapisem windykacyjnym rekomendują testatorom zlecenie sporządzenia wykazu inwentarza (art. 1031¹ KC) — wykaz określa aktywa i pasywa masy spadkowej i stanowi podstawę do ustalenia ograniczeń odpowiedzialności. Dla zapisobiercy, który nie chce ponosić odpowiedzialności ponad wartość odziedziczonej nieruchomości, dokładne poznanie długów spadkowych testatora to czynność due diligence, którą warto przeprowadzić zanim zdecyduje się na przyjęcie zapisu.

Zachowek — odpowiedzialność zapisobiercy po nowelizacji 2023

Zapis windykacyjny nie jest wolny od ryzyka zachowkowego. Jeżeli testator ma zstępnych, małżonka lub rodziców uprawnionych do zachowku, a wartość zapisanej nieruchomości uszczupla ich prawa, zapisobierca windykacyjny może być zobowiązany do zapłaty zachowku.

Podstawą jest art. 999¹ KC: jeśli uprawniony do zachowku nie może uzyskać należnego mu zachowku od spadkobiercy, może żądać uzupełnienia zachowku od zapisobiercy windykacyjnego (proporcjonalnie do wartości wzbogacenia). Odpowiedzialność zapisobiercy windykacyjnego za zachowek ogranicza się jednak do różnicy między wartością uzyskanego zapisu a wartością zachowku, który należałby się zapisobiercy, gdyby był powołany jako spadkobierca.

Nowelizacja Kodeksu cywilnego, która weszła w życie 22 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 326, ustawa o fundacji rodzinnej), dodała art. 997¹ KC — przepis istotny dla rozliczeń zachowkowych. Wprowadził on do polskiego prawa elastyczne instrumenty miarkowania: sąd może przesunąć termin zapłaty, podzielić świadczenie na raty (zazwyczaj do 5 lat, wyjątkowo do 10 lat) albo obniżyć samą kwotę w przypadkach szczególnych. Dla zapisobiercy premium, który odziedziczył nieruchomość o dużej wartości, ale nie dysponuje gotówką na natychmiastową spłatę — ta elastyczność jest realną zmianą sytuacji.

Opisywaliśmy wcześniej szerzej tematykę podatków i kosztów przy darowiźnie nieruchomości premium w Warszawie — warto porównać, kiedy darowizna, a kiedy zapis windykacyjny jest bardziej optymalnym rozwiązaniem z punktu widzenia zachowku.

Podatek od spadków i darowizn przy nabyciu przez zapis windykacyjny

Nabycie nieruchomości przez zapis windykacyjny podlega podatkowi od spadków i darowizn (u.p.s.d., Dz.U. 2024 poz. 1837). Stawki i sposób obliczenia zależą od grupy podatkowej, czyli od stopnia pokrewieństwa z testatorem.

Dla „zerowej grupy” (małżonek testatora, zstępni — dzieci, wnuki, prawnuki — wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha) nabycie jest zwolnione z podatku, pod warunkiem złożenia zgłoszenia SD-Z2 do urzędu skarbowego w ciągu 6 miesięcy od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu stwierdzającego nabycie lub od dnia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn). Niedotrzymanie terminu oznacza utratę zwolnienia.

Dla pozostałych grup (I, II, III) obowiązują stawki progresywne liczone od nadwyżki ponad kwoty wolne — w segmencie premium przy apartamentach wartości 3–8 mln zł podatek może być znaczący. Podstawą opodatkowania jest wartość rynkowa nieruchomości na dzień otwarcia spadku, nie cena nabycia przez testatora.

PIT przy późniejszej sprzedaży nieruchomości nabytej przez zapis windykacyjny

Jeżeli zapisobierca zdecyduje się sprzedać nieruchomość, pojawiają się pytania o podatek dochodowy od osób fizycznych. Reguła pięcioletnia — zasadniczo brak PIT przy sprzedaży nieruchomości po upływie 5 lat od nabycia — obowiązuje tu z ważną modyfikacją.

Zgodnie z art. 10 ust. 5 ustawy o PIT, w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości nabytej w drodze zapisu windykacyjnego (analogicznie jak przy dziedziczeniu), 5-letni termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie nieruchomości przez testatora — nie od chwili otwarcia spadku. Zasadę tę potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. II FSK 1146/18).

W praktyce dla segmentu premium oznacza to, że jeśli testator nabył nieruchomość przed wieloma laty (co jest typowe — mamy klientów, którzy kupowali apartamenty na Śródmieściu czy Mokotowie w latach 2010–2015), zapisobierca może natychmiast sprzedać nieruchomość bez podatku PIT, bo termin pięcioletni dawno upłynął. Sytuacja zmienia się, gdy nieruchomość była stosunkowo świeżym nabytkiem testatora.

Zapisobierca może również korzystać z ulgi mieszkaniowej (art. 21 ust. 1 pkt 131 uPIT) — jeśli przychód ze sprzedaży nieruchomości nabytej przez zapis windykacyjny przeznaczy w ciągu 3 lat na własne cele mieszkaniowe. Więcej na temat tego mechanizmu opisaliśmy w artykule o dziedziczeniu nieruchomości premium w Warszawie — zasady przy zapisie windykacyjnym są analogiczne do dziedziczenia.

Kiedy zapis windykacyjny ma sens — a kiedy nie

Ma sens, gdy:

• Testator chce wskazać konkretną osobę dla konkretnej nieruchomości (np. „ten apartament ma trafić do córki, resztą niech się podzielą dzieci według ustawy”). Zapis windykacyjny wydziela nieruchomość spod postępowania działowego, co może zapobiec wieloletnim sporom.
• Chce skrócić czas formalities — zamiast postępowania sądowego o stwierdzenie nabycia spadku, APD u notariusza jest możliwy w kilka dni od zgonu.
• Nieruchomość jest wolna od obciążeń hipotecznych lub hipoteka jest minimalna w stosunku do wartości.
• Zapisobierca i testator mają proste relacje majątkowe (brak wielu wierzycieli, brak skomplikowanych roszczeń z nieruchomością).

Może nie mieć sensu lub wymagać szczegółowej analizy, gdy:

• Nieruchomość jest silnie obciążona hipoteką — zapisobierca przejmuje nieruchomość z długiem, który musi obsługiwać lub spłacić.
• Testator ma wielu uprawnionych do zachowku i wartość nieruchomości znacząco przewyższa resztę masy spadkowej — zapisobierca może być narażony na roszczenia zachowkowe od wielu osób jednocześnie.
• Testator jest współwłaścicielem nieruchomości z małżonkiem w ramach wspólności ustawowej — bezpośredni zapis na konkretny lokal jest niemożliwy (SN III CZP 46/12).
• Planuje się zapis windykacyjny nieruchomości z toczącymi się sprawami sądowymi (reprywatyzacja, spory graniczne) — sukcesja syngularna nie przenosi automatycznie roszczeń odszkodowawczych (SN II CSKP 1168/22).

Podsumowanie

• Zapis windykacyjny (art. 981¹–981⁶ KC, Dz.U. 2024 poz. 1061) przenosi własność nieruchomości na wskazaną osobę bezpośrednio z chwilą śmierci testatora — bez sądowego postępowania spadkowego.
• Można go ustanowić wyłącznie w testamencie notarialnym; żadna inna forma nie jest skuteczna.
• Z chwilą śmierci testatora zapisobierca staje się właścicielem z mocy prawa; notariusz może od 17 marca 2026 r. złożyć wniosek do KW elektronicznie (Dz.U. 2025 poz. 1793).
• Zapisobierca nabywa nieruchomość, ale nie wstępuje w ogól praw i obowiązków testatora — to sukcesja syngularna (SN II CSKP 1168/22).
• Hipoteka obciążająca nieruchomość przechodzi na zapisobiercę — due diligence stanu obciążeń jest konieczny.
• Nowe przepisy od 22.05.2023 (art. 997¹ KC) dają sądom narzędzia do rozłożenia zachowku na raty lub jego miarkowania — łagodząc ryzyko dla zapisobiercy premium.
• Przy sprzedaży: 5-letni termin PIT liczy się od nabycia przez testatora, nie przez zapisobiercę (art. 10 ust. 5 uPIT, NSA II FSK 1146/18).
• Zerowa grupa SD: zwolnienie z podatku po złożeniu SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy; brak zgłoszenia = brak zwolnienia.

Jeśli planujesz sukcesję nieruchomości premium w Warszawie i chcesz omówić, który instrument — zapis windykacyjny, darowizna czy testament ogólny — najlepiej odpowiada Twojej sytuacji majątkowej, zapraszamy do kontaktu.

Sources

• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1061 — art. 981¹–981⁶
• Ustawa z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, Dz.U. 2023 poz. 326 — wprowadzenie art. 997¹ KC (miarkowanie zachowku)
• Ustawa z 21 listopada 2025 r. o zmianie Prawa o notariacie i ustawy o KW i hipotece, Dz.U. 2025 poz. 1793 — elektroniczne wnioski KW przez notariusza od 17.03.2026